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Zeit für Ruhe

Neun Tipps, wie sie entspannter durch den Arbeitsalltag kommen.

Unsere Arbeitswelt wird zunehmend fordernder. Konnten Sie früher noch glänzen, indem Sie ein Stündchen an den 8-Stunden-Tag angehängt haben, so fordert der moderne Arbeitsalltag einen 24/7-Einsatz. Kennen Sie das?

  • Erwartet Ihr Umfeld, dass Sie abends um 10:00 noch schnell eine Mail über Ihr schickes Smartphone beantworten?
  • Arbeiten Sie Sonntag abends zwischen Tatort und Jauch noch schnell einige neue Aspekte in Ihre Montags-Präsentation ein?
  • Haben Sie das Gefühl, nie wirklich fertig zu werden?

Dann gilt für Sie wahrscheinlich:

"Wer nie Zeit hat, geht schlecht mit
ihr um." (Unbekannter Autor)

Ich nehme an, dass Sie in Ihrem Job fit sind und jede Ihrer Aufgaben effizient erledigen. Es kann also nicht darum gehen, immer mehr in immer weniger Zeit zu leisten oder auch die letzten, verteckten Zeitreserven zu aktivieren. Zeitmanagement setzt bei der Selektion der Aufgaben an und hilft Ihnen, sich Zeitdiebe konsequent vom Hals zu schaffen.

In diesem Beitrag habe ich einige Aspekte zusammen getragen, die mir auf die eine andere Art bei der Selbstorganisation geholfen haben. Um Plagiatsvorwürfe gleich zu vermeiden, finden Sie unten den Quellennachweis.

img/icon.png Setzen Sie Ziele! Setzen Sie sich persönliche Ziele und richten Sie Ihr Handeln danach aus. Alles, was Sie von der Verfolgung Ihrer Ziele abhält, ist ein Störfaktor, den Sie vermeiden wollen.

Sie sagen, Sie bekommen Ihre Ziele von Ihrem Chef vorgegeben? Dann finden Sie das Ziel dahinter, für das es sich lohnt, seine Ziele zu Ihren zu machen. Bringen Sie auch private Ziele mit ein, die Sie gleichrangig verfolgen.

Im Zeitmanagement geht es auch um Effizienz. Ziele helfen Ihnen, Ihre Effizienz zu messen.

img/icon.png Das Eisenhower-Prinzip. Lernen Sie, Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von nicht Dringendem zu unterscheiden. Während Sie die Dringlichkeit häufig von Ihrer Außenwelt vorgegeben bekommen, erkennen Sie die Wichtigkeit eines Themas am Beitrag zu Ihren persönlichen Zielen.

Alle neuen Aufgaben ordnen Sie in drei Stapel:

  • dringend und wichtig (A-Aufgaben)
  • dringend und weniger wichtig (B-Aufgaben) und
  • weniger dringend und wichtig (C-Aufgaben).

Die vierte Rubrik (nicht dringend und unwichtig) dürfen Sie getrost ignorieren. Gehen Sie nun Ihre Aufgaben genau in dieser Reihenfolge an.

Haben Sie eine Chance zu deligieren? Dann deligieren Sie alle B-Aufgaben und erledigen A- und C-Aufgaben selbst. Dies gilt für alle Dinge, die andere besser können als Sie: nutzen Sie fremdes Wissen und fragen Sie!

img/icon.png Planen Sie! Beginnen oder beenden Sie jeden Tag mit Planung. Planen Sie Aufgben für den Tag, die Woche, den Monat und das Jahr. Je kürzer der Zeithorizont ist, desto detaillierter und feingranularer sind die geplanten Aufgaben. Tragen Sie zunächst die A-Aufgaben fest in Ihrem Plan ein und drumherum einige B und C-Aufgaben (die Sie nicht deligiert haben).

Reservieren Sie Puffer, Zeit für Unvorhergesehenes und Zeit für sich selbst.

Planen Sie Ihre Aufgaben fest in Ihrem Kalender ein. In vielen Unternehmen besteht die Möglichkeit, zur Terminplanung auf die elektronischen Kalender der Kollegen zuzugreifen. Lassen Sie nicht zu, dass Ihnen so die besten Arbeitzeiten geklaut werden. Sie entscheiden, für wann Sie eine Einladung annehmen.

Alles, was sie nicht schaffen, planen Sie sinnvoll neu ein, aber passen Sie auf, dass wichtige Aufgaben dadurch immer weiter geschoben werden. Dinge, die Sie schon mehrfach verschoben haben, können nicht wirklich dringend sein.

Arbeiten Sie vorausschauend und versuchen Sie, C-Aufgaben so früh wie möglich auch vorrangig vor den B-Aufgaben zu erledigen. Nicht erledigte C-Aufgaben werden schnell zu A-Aufgaben, die Sie dann nur noch bedingt steuern können.

img/icon.png Sagen Sie Nein! Eine Welt von Zeitdieben möchte nur Ihr Bestes: Ihre Zeit. Also lernen Sie, "Nein" zu sagen. Da ein klares Nein oft zu hart ist, greifen Sie zu kleinen Tricks:

  • Vertrösten Sie die Zeitdiebe auf später, da Sie jetzt gerade etwas Eiliges erledigen müssen. Ob in Zukunft die Aufgabe noch erforderlich ist, wird sich zeigen.
  • Bitten Sie den Zeitdieb um eine Vorleistung, ohne die Sie leider nichts für ihn tun können. Die Hürde, die Sie damit aufbauen, schreckt viele Zeitdiebe schon ab.

img/icon.png Taktvoll in den Tag. Unterteilen Sie Ihren Arbeitstag und Ihre Aufgaben in sinnvolle Zeiteinheiten. Bei vielen Menschen sind 30 Minuten eine Zeitspanne, in der sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten können. Längere Zeiteinheiten sind dagegen nur selten zielführend.

Viele Menschen sind morgens leistungsfähiger als nachmittags - besonders direkt nach dem Mittagessen. Planen Sie wichtige Aufgaben für die leistungsfähigeren Zeiten ein und vermeiden Sie dort jede Unterbrechung.

Meetings und Routineaufgaben gehören in die leistungsschwachen Zeiten.

img/icon.png Das 1-Minuten-Prinzip. Reservieren Sie in Ihrem Arbietsalltag zwei oder drei feste Zeiteinheiten, während derer Sie Ihren Eingangskorb sichten und lichten. Alles, was Sie hierbei in weniger als einer Minute erledigen können, tun Sie's einfach sofort. Je seltener Sie einen einzelnen Vorgang anfassen müssen, desto besser. Länger dauernde Aufgaben sortieren Sie sofort nach Eisenhower.

img/icon.png Ihre persönlichen Zeitdiebe. Ihr größter Zeitdieb sind Sie selbst. Schieben Sie unliebsame Aufgaben immer weiter oder lassen Sie sich gern ablenken?

Aufschieben und Ablenken vermeiden Sie durch Planung und Belohnung mit ein bisschen Konsequenz. Wenn Sie etwas besonders Unangenehmes - ich denke hier gern an meine Steuererklärung - erfolgreich abgeschlossen haben, genießen Sie das gute Gefühl, es geschafft zu haben, und belohnen sich!

img/icon.png Vermeiden Sie Störungen! Wenn Sie sich mit wichtigen Dingen beschäftigen, vermeiden Sie Störungen. Ihre Bürotür ist dann zu, auch wenn sonst vielleicht die Tür für alle offen steht. Eine geschlossene Tür stellt eine Schranke dar, die niemand ohne guten Grund überschreitet.

In Großraumbüros kann man mit den Kollegen eine wechselseitige Vereinbarung über ein Bitte-Nicht-Stören-Signal treffen. Die Kollegen werden dafür auch dankbar sein.

Mail-Info-Agenten oder Messager, vor allem solche mit aktustischem Signal, gehören abgeschaltet. Telefone, die Sie nicht umlegen können, lassen Sie entweder klingeln, oder - falls Ihnen das doch zu hart erscheint - sie werden kurz beantwortet mit: "Ich bin gerade im Termin (klar, mit mir selbst!). Ich rufe später zurück". Verschieben Sie den Rückruf in den nächsten Kommunikationstakt.

Bedenken Sie: niemand kann von Ihnen erwarten, dass Sie ihm jederzeit zur Verfügung stehen oder Mails im Minutentakt beantworten.

img/icon.png Schalten Sie ab! Nutzen Sie die Zeit, die Sie durch Ihr Zeitmanagement gewinnen, nicht ausschließlich für noch mehr Arbeit. Dann ist der Burn Out nicht mehr weit. Belohnen Sie sich für gute Arbeit und nehmen Sie sich eine Auszeit für sich selbst.

Beginnen Sie jeden Tag geruhsam, vielleicht mit einem ausgiebigen Frühstück. Schließlich kann Sie der Tag nicht überraschen: Sie haben ihn ja gestern schon geplant.


Quellennachweis

  • "Wenn du es eilig hast, gehe langsam" von Lothar J. Seiwert
  • "Die 7 Wege zur Effektivität" von Stephen R. Covey
  • "Die Bären-Strategie" von Lothar J. Seiwert
  • "Simplify your Life" von Werner Tiki Küstenmacher und Lothar Seiwert





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